• Ustawa wprowadzająca obowiązkowy KSeF została już przyjęta przez Sejm i przekazana do prac w Senacie.
• Zgodnie z jej założeniami obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.
• e-faktura to kolejny ważny element uszczelnienia systemu podatkowego, ale także wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie obligatoryjnego KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe.

KSeF to kolejne narzędzie uszczelniania VAT

"Projekt KSeF to kontynuacja rozpoczętej w 2016 r. i konsekwentnie realizowanej polityki uszczelniania systemu podatkowego. Polska jest w absolutnej czołówce państw europejskich redukujących lukę VAT. Szacujemy, że w 2015 r. luka VAT wynosiła 24,1%, a w 2022 r. już tylko ok. 4,9% potencjalnych wpływów. To spadek o ok. 80%. KSeF to kolejne narzędzie uszczelniania systemu VAT wykorzystujące najnowsze technologie. Przewidujemy, że wprowadzenie obowiązku e-fakturowania zwiększy dochody budżetu państwa z tytułu VAT. Co równie ważne, KSeF zapewnia możliwość bieżącego monitorowania transakcji i tym samym ogranicza potrzebę prowadzenia przez administrację skarbową działań kontrolnych u przedsiębiorców"

– podkreśla z-ca szefa Krajowej Administracji Skarbowej insp. Mariusz Gojny.

Stosowanie przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) zaawansowanych narzędzi analitycznych powoduje, że kontrole są precyzyjnie kierunkowane tam, gdzie istnieje ryzyko poważnych nieprawidłowości. Dzięki temu w 2022 r. KAS przeprowadziła niewiele ponad 22 tys. kontroli. To blisko 7-krotnie mniej niż w 2008 r. gdy kontroli było ponad 150 tys. Obowiązkowy KSeF pozwoli w jeszcze większym stopniu weryfikować prawidłowość rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

Wdrożenie obligatoryjnego e-fakturowania przyczyni się do dalszego uszczelnienia VAT, będzie także oddziaływało na uszczelnienie w zakresie podatków dochodowych.

Konsultacje z biznesem

Ministerstwo Finansów (MF) przeprowadziło szerokie konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF. Został on odpowiednio dostosowany do oczekiwań przedsiębiorców.

Wprowadziliśmy zmiany uwzględniające postulaty rynku:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Planujemy dialog z biznesem dotyczący projektów aktów wykonawczych do ustawy. Część rozwiązań regulujących kwestie technologiczne związane z obsługą systemu u podatników, czy te określające szczególne przypadki wyłączeń z obowiązku KSeF, zostały już wstępnie opracowane i dołączone do projektu ustawy na etapach prac rządowych – podatnicy mieli zatem możliwość zapoznania się z nimi łącznie z projektem ustawy.

Po uchwaleniu ustawy MF rozpocznie formalne procesy konsultacji z biznesem rozporządzeń wykonawczych.

Prowadzimy również przegląd obowiązków sprawozdawczych podatników, a pełne objęcie KSeF transakcji da możliwość wdrażania kolejnych uproszczeń w rozliczeniach VAT.

Korzyści z wdrożenia KSeF

"Powszechne e-fakturowanie to rozwiązanie, które jest korzystne dla podatników. Poprzez usprawnienie rozliczeń w przedsiębiorstwach oraz automatyzację procesów weryfikacji rozliczeń przez KAS, projekt oferuje przedsiębiorcom korzyści podatkowe i biznesowe. Wdrożenie powszechnego KSeF przyspieszy digitalizację sektora publicznego i wielu polskich przedsiębiorstw. Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych"

– zauważa Mariusz Gojny.

Ujednolicenie zasad fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorców.

Korzyści podatkowe:

• Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
• KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe:

• Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
• Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
• Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
• Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona przez jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów. 

Bezpłatne narzędzia KSeF dla podatników

Aplikacja Podatnika KSeF posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia:

• korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników,
• zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
• wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF,
• podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech),
• weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (bez konieczności logowania).

Użytkownicy Aplikacji Podatnika mają do dyspozycji dwa dodatkowe środowiska testowe:

• wersję testową
• wersję przedprodukcyjną (demo).

Aplikacja e-Mikrofirma jest dostosowana do KSeF i umożliwia:

• powiązanie istniejącego konta z KSeF,
• wystawianie faktur w KSeF,
• odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Aplikacja mobilna KSeF będzie dostępna w I kwartale 2024 r. Umożliwi wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

Dostępność i bezpieczeństwo KSeF

Dostęp do danych KSeF możliwy jest wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS.

KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF jak i sama komunikacja z KSeF są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) i dostępny 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Struktury logiczne KSeF

29 czerwca 2023 r. opublikowaliśmy zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA(2) na ePUAP.

W lipcu 2023 r. udostępnimy środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją, a 1 września 2023 r. środowisko produkcyjne.

Więcej informacji na temat wzorów struktury logicznej w komunikacie KSeF - zaktualizowana wersja wzoru struktury FA(2)

Szczegółowe informacje o KSeF i narzędziach dla podatników na stronie podatki.gov.pl/ksef

Pytania dot. KSeF można kierować na adres info.ksef@mf.gov.pl